Основные средства

Модуль "Основные средства" Программы РАСА предназначен для:

• формирования фактических затрат, связанных с принятием активов в качестве основных средств к учету;
• правильного оформления документов и своевременного отражения поступления основных средств, их внутреннего перемещения и выбытия;
• достоверного определения результатов от продажи и прочего выбытия основных средств;
• определения фактических затрат, связанных с содержанием основных средств (технический осмотр, поддержание в рабочем состоянии, др.);
• обеспечения контроля за сохранностью основных средств, принятых к учету;
• проведения анализа использования основных средств;
• получения информации об основных средствах, необходимой для раскрытия в бухгалтерской и налоговой отчетности

Перенос сведений об объектах основных средств из других учетных систем

Перед началом использования Программы РАСА неободимо внести в неё сведения об уже имеющихся в Организации основных средствах. Этот вопрос рассматривается отдельно в Разделе Начало работы с Программой.

Принятие к учету Основного средства

Перед принятием к учету любого основного средства должны быть заполнены следующие справочники.

• Справочник Группы амортизации содержит амортизационные группы в которые группируется амортизируемое имущество по срокам полезного использования. Этот справочник заполняется в соответствии с п.3 ст.258 Налогового кодекса РФ.
• Справочник Назначения ОС содержит классификацию основных средств Организации в целях определения влияния сумм начисленной амортизации на базу Налога на прибыль организаций. Обычно в этом справочнике присутствуют две записи "ОС производственного назначения" и "ОС непроизводственного назначения".
• Справочник Каталог ОС фактически содержит в себе два справочника:
  • ОКОФ (Общероссийский классификатор основных фондов)
  • Справочник основных средств (с привязкой к ОКОФ).
  Внимание!!! Важно не путать каталог ОС со справочником карточек ОС. В справочнике ОС представлены типы основных средств, а в карточках ОС - экземпляры обьектов ОС. К примеру: в справочнике ОС есть запись "Стол письменный", а в справочнике карточек ОС могут существовать несколько карточек для такого "Стола письменного", которые создавались при каждой новой покупке стола.
• Справочник Проекты содержит классификацию вложений во внеоборотные активы. Предназначен для корректного формирования бухгалтерской аналитики.

В общем случае процесс принятия к учету основного средства Организаций выглядит так:

• Приобретаются все необходимые материалы и оборудование (либо готовое ОС, либо его части для последующей сборки, постройки и т.д.);

  При формировании в Программе РАСА документов, для приема актива к учету в качестве основного средства необходимо понимать следующее: купленные материальные ценности могут "стать" основными средствами сразу после покупки (например, купили компьютер и выдали его в пользование сотруднику), но так же возможен вариант, когда между приобретением материальных ценностей и их "преобразованием" в основное средство проходит какое-то время (например, покупка и монтаж трансформаторной подстанции, котельной, строительство зданий и т.д.).

  Для покупки материальных ценностей, которые сразу становятся основными средствами, закрепляются за ответственным лицом и, соответственно, не нуждаются в предварительном учёте на складе, в Программе РАСА предусмотрен документ Покупка ОС.

  Для покупки материальных ценностей, которым требуется предварительный складской учет, используются любые приходные товарные докумненты. В дальнейшем для формирования первоначальной стоимости объекта ОС, купленные материалы списываются со склада Актом списания.

  Покупка ОС и (или) Акт списания включаются в Акт оприходования ОС в раздел Товары.

• Самостоятельно, либо с привлечением сторонних организаций выполняет работы, связанные со вводом в эксплуатацию ОС (проектирование, доставка, сборка/строительство ...);

  Работы сторонних организаций учитываются как покупка услуг.

  Ведомости затрат, которыми оформлена покупка услуг, включаются в Акт оприходования ОС в раздел Затраты.

• Принимает полученный актив к учету в качестве основного средства и вводит его в эксплуатацию;

  Для этого предназначен документ Акт оприходования ОС. В этом документе собираются все затраты, формирующие первоначальную стоимость Основного средства и определяются все необходимые для дальнейшего учета (бухгалтерского и налогового) характеристики. Вместе с Актом оприходования ОС Система РАСА создает карточку основного средства, которая появляется в справочнике Карточек ОС. Акт оприходования может быть распечатан в виде ОС-1 (при оприходовании одиночного ОС), либо ОС-1Б (при оприходовании нескольких ОС).

  Если в Организации используется несколько режимов налогообложения для различных видов деятельности, то при принятии ОС к учету необходимо сразу указать, в деятельности облагаемой каким режимом налогообложения будет использваться основное средство.

  Справочник Карточки ОС содержит карточки учета основных средств Организации. В карточке учета ОС отражаются параметры, с которыми основное средство было принято к учету (бухгалтерскому и налоговому). Кроме того, в карточке отражаются все документы, которыми проводилось движение ОС (прием, передача, ремонт, модернизация ...) и выполнялось начисление амортизации.

Жизненный цикл Основного средства

В процессе эксплуатации Основного средства возможны его перемещения внутри Организации (изменение ответственного лица, места хранения ...), восстановление, списание или передача другому лицу, вывод в резерв, возврат в эксплуатацию. Для регистрации всех этих случаев в Программе РАСА предусмотрены соответствующие документы. Особенностью всех этих документов является возможность изменения степени использования ОС. В Программе РАСА предусмотрено несколько степеней использования главной и единственной характеристикой которых являеятся амортизируемость ОС.

Степень использования	Амортизируемость ОС
в эксплуатации
в запасе (резерве)
в ремонте
в стадии достройки, дооборудования, реконструкции, модернизации и частичной ликвидации
на консервации
на длительной консервации (более 3-х месяцев)
выбыл
на длительном восстановлении (более 12-ти месяцев)

Документы, изменяющие степень использования ОС, влияют на начисление амортизации начиная с месяца, следующим за изменением степени использования. Например, если в середине марта ОС было выведено на длительное восстановление (больше 12 месяцев), то в марте ещё будет начислена амортизация (причем, за весь месяц), в апреле уже не будет.

Восстановление основного средства

Восстановление объекта основных средств может осуществляться посредством ремонта, модернизации и реконструкции. Для оформления всех видов восстановления ОС в Программе РАСА служит документ Акт приема из ремонта (РОС). Если в результате модернизации или реконтструкции улучшаются (повышаются) первоначально принятые нормативные показатели функционирования (срок полезного использования, мощность, качество применения и т.п.) объекта ОС, то затраты на такое восстановление увеличиваю первоначальную стоимость объекта ОС.

В процессе восстановления объекта Основных средств в Программу РАСА вводятся связанные с ним затраты: услуги, как ВДЗ, матриальные затараты либо в виде приходного товарного документа, либо как покупку ОС по аналогии с принятием ОС к учету. При создании документа Акт приема из ремонта Пользователь включает в него все затраты связанные с восстановлением объекта ОС (как материальные, так и услуги) и указывает новые срок полезного использования и первоначальную стоимость (если они были изменены). Документ предоставляет возможность оформить восстановление сразу нескольких ОС.

Внутренние перемещения

Иногда возникает необходимость изменения "приписки" к объекта ОС к материально-ответсвенному лицу с изменением, либо без изменения подразделения, в котором он учитывается. Для этих целей в Программе РАСА служит документ Внутреннее перемещение (ЩОС) в котром Пользователь может выбрать передающее и принимающее материально-ответсвенное лицо, а так же передающее и принимающее подразделения. Пользователь может распечатать документ Внутренне перемещение в виде типовой формы ОС-2.

Изменение степени использования

При необходимости изменения степени использования ОС, например, для вывода на консервацию или в запас так же используется документ Внутреннее перемещение (ЩОС), в котором в качестве передающего и принимающего МОЛ используется один и тот же сотрудник. Таким документом можно установить любую степень использвания.

Изменение режима налогообложения

При необходимости измененить режим налогообложения (основное средство стало применяться в деятельности Организации, подлежащей налогообложению в режиме отличном от того, в котором оно применялось до этого), сноваиспользуется документ Внутреннее перемещение (ЩОС), в котором можно установить любое новое сочетание режимов налогообложения.

Выбытие

Существует много причин для выбытия ОС (продажа, прекращение использования вследствие морального или физического износа, ликвидация при аварии, стихийном бедствии и иной чрезвычайной ситуации и т.д.). При выбытии ОС в случаях не связанных с передачей его другоому лицу необходимо использовать Акт списания ОС, если выбытие связано с передачей ОС другому лицу, например, с продажей ОС, то необходимо использовать Акт передачи ОС.

Выбытие ОС является действием обратным принятию к учету, т.е. актив перестаёт учитываться, как основное средство, но при этом могут появиться материальные ценности, требующие учета на складе Органиазции. Кроме того, Организация может нести и другие затраты, связанные с выбытием ОС, например, могут потребоваться услуги внешних организаций для демонтажа ОС, для доставки его новому владельцу (при продаже) и т.д.

По аналогии с Актом оприодовани ОС в Акте списания и Акте передачи можно учесть затраты, связанные свыбытием ОС и появившиеся в результате выбытия материальные ценности. Затраты вводятся в Программу РАСА Ведомостями затрат (ВДЗ), а материальные ценности учитываются по разному в зависимости от варианта выбытия:

• При списании ОС материальные ценности приходуются на склад Актом оприходования излишков (АОИ)
• При передаче ОС другому лицу продажа (т.е. документ, на основнии которого у нового владельца ОС появляется задолженность по оплате, документ, к которому выставляется счет-фактура) оформляется документом Продажа ОС (ПОС).

Переоценка ОС

В Организации может быть принято решение о переоценке групп однородных объектов основных средств по текущей (восстановительной) стоимости. Для переоценки ОС в Программе РАСА предназаначен документ Переоценка ОС (ЦОС).

Амортизация ОС

Для расчета налога на прибыль организаций ежемесячно начисляется амортизация. Документ, который выполняет эту операцию так и называется Начисление амортизации (АОС). Для того, чтоб Основное средство попало в документ при его автоматическом формировании, необходимо одновременно выполнение следующих условий:

• при оприходовании основного средства ему должен быть установлен признак амортизиремости в бухгалтерском или в налоговом учете
• степень использования предполагает начисление амортизации
• режим налогообложения совпадает с режимом налогообложения, который выбран в АОС
• основное средство не амортизировалось в месяце, выбранном в АОС

Расчет амортизации в бухгалтерском и в налоговом учете выполняется линейным способом. Ежемесячная норма амортизации рассчитывается по-разному для налогового и для бухгалтерского учета:

• В налоговом учете норма амаортизации всегда равна отношению текущей первоначальной стоимости к текущему сроку полезного использования. Соответсвенно, если основное средство было восстановлено с увеличением первоначальной и срока полезного использования, то может возникнуть ситуация, при которой остаточная стоимость будет списываться за пределами срока полезного использования.
• В бухгалтерском учете норма амортизации вычисляется на момент последнего изменения первоначальной стоимости и (или) срока полезного использования. Норма амортизации равна отношению остаточной стоимости (с учетом измененной первоачальной стоимости) к оставшемуся сроку полезного использования (с учетом изменения срока полезного использования)

Пример:
Основное средство оприходовано с первоначальной стоимостью 100000р и сроком полезного использования 25 месяцев.
На десятом месяце эксплаутации был выполнен восстановительный ремонт, по результатам которого превоначальная стоимость была установлена в 150000р, а срок полезного использования увеличен до 30 месяцев.
Первые десять месяцев нома амортизации и в управленческом и в налоговом учете составляла 100000/25 = 4000р
Начиная с одинадцатого месяца:

• В налоговом учете норма амортизации составляет 150000/30 = 5000р
• В бухгалтерском учете норма амортизации рассчитывается как (150000 - (10 * 4000)) / (30 - 10) = 5500р

Отчеты по основным средствам

В программе РАСА предусмотрено два отчета по состоянию принятых к учету Основных средств:

• Инвентарная книга учета объектов основных средств (ОС-6б). Отчеты->Основные средства и МБП->Инвентарна книга (ОС-6Б). Применяется для учета наличия объекта основных средств, а также учета движения его внутри организации.
• Ведомость закрепления объектов основных средств. Отчеты->Основные средства и МБП->Ведомость закрепления. В ведомости отражаются зпкреплённые за выбранными сотрудниками объекты основных средств на указнную дату.