Обмен данными с учетной программой

Раздел содержит порядок выполнения операций по обмену данными с другими программами. ColorMaster не содержит информации о себестоимости товаров, выполненным и полученным оплатам и других важных разделах, являющихся основой управленческого учета. Для обеспечения управленческого учета необходимо использовать специализированную учетную программу. В ColorMaster предусмотрена возможность обмена данными с такими программами по движению товаров, информации о произведенной краске.

Рассмотрение взаимодействия программы ColorMaster с учетной программой будет рассмотрено на примере программы RASA.

Решение задачи управленческого учета требует ведения учета одновременно в двух программах - в ColorMaster и RASA. Что бы снизить трудозатраты ввода документов необходимо его выполнять в одной программе, затем введенные данные экспортировать в другую. Предусмотерно два варианта обмена данными - с помощью внешних файлов, и автоматический, путем прямого доступа RASA к данным ColorMaster.

Особенности одновременного учета товаров в программе ColorMaster и RASA:

• Начатые банки с миксами в ColorMaster учитываются в граммах из-за использования электронных весов, RASA эти же миксы учитывает в килограммах (более практично и удобно)
• Преобразование количества миксов из граммов в килограммы в RASA происходит автоматически при загрузке документов из ColorMaster
• Полные и неначатые банки с миксами, разбавители и другие товары, которые не взвешиваются с при их добавлении в подборы, учитываются в одинаковых единицах измерения (миксы и разбавители - в литрах или штуках, другие товары - пачки, штуки и т.д.)

Подготовительные операции для обеспечения обмена ColorMaster и RASA

Обмен данными должен обеспечить автоматизированную передачу информации о выполненных подборах, оприходованных товаров, сменах компонентов.

Обмен данными может осуществляться:

1. С помощью xml файлов экспорта-импорта.

Пользователь программы RASA выгружает во внешний файл данные, необходимые для загрузки в ColorMaster. Пользователь программы ColorMaster загружает информацию из полученных файлов. Обратный порядок используется при передаче данных из ColorMaster в RASA.

2. Прямым доступом из RASA к данным ColorMaster.

Для обеспечения данного вида обмена необходимо наличие постоянного подключения программы RASA к базе данных ColorMaster. Весь обмен информацией в этом случае инициирует пользователь программы RASA.

Для обеспечения обмена информацией необходимо:

1. В RASA создать внешнюю систему с типом "ColorMaster".
2. Выполнить синхронизацию каталога товаров.

Это позволит обеим программам однозначно идентифицировать одни и те же товары, исключит необходимость ручной их подстановки в передаваемых документах.

Для проведения синхронизации требуется выгрузить необходимые товары из программы RASA в xml - файл, который затем загрузить в ColorMaster.

Порядок загрузки товаров из внешнего xml - файла приведен в разделе Товары

Внимание!

При загрузке файла с товарами в ColorMaster следует только изменить GUID товара, оставив другие атрибуты без изменения.

3. Установить соответствие складов в ColorMaster и RASA.

В RASA необходимо создать склад, соответствующий складу лаборатории в ColorMaster, склады должны иметь одинаковые коды.

4. Установить соответствие субъектов.

В RASA создать новое физическое физическое лицо - колорист лаборатории, то же сделать в ColorMaster. В обеих программах этому субъекту присвоить один и тот же код. В ColorMaster этот субъект должен быть пользователем системы, которому предоставлены полномочия "Колорист".

Это позволит в RASA отличать подборы, выполненные разными колористами.

Ввод начальных остатков

При одновременном внедрении RASA и ColorMaster

1. На момент внедрения в базе данных RASA отсутствует информация о каталоге товаров, в базе данных ColorMaster содержит только рецептуру, в состав которой входит и перечень используемых миксов.
2. В ColorMaster выполнить установку всех компонентов (см. раздел Установка компонентов).
3. В ColorMaster сформировать отчет Ведомость по остаткам", и экспортировать его во внешний файл.
4. В RASA данные отчета загрузить как акт оприходования товаров. Вместе с загрузкой данных о количестве товаров в RASA будет загружена и информация самого каталога товаров ColorMaster.
5. В RASA вести себестоимость оприходованных товаров.

При внедрении RASA при работающем ColorMaster

1. На момент внедрения RASA лаборатория с помощью ColorMaster выполняла подборы, на миксовой установке находятся банки, из которых ранее изымалась краска.
2. В лаборатории, с помощью ColorMaster, провести инвентаризацию, в ходе которой взвесить все банки с миксами, уточнить остатки по другим используемым лабораторией товарам.
3. В ColorMaster сформировать отчет "Ведомость по остаткам", и экспортировать его во внешний файл.
4. В RASA данные отчета загрузить как акт оприходования товаров. Вместе с загрузкой данных о количестве товаров в RASA будет загружена и информация самого каталога товаров ColorMaster.
5. В RASA вести себестоимость оприходованных товаров.

При внедрении ColorMaster при работающей RASA

1. На момент внедрения в базе данных RASA создана информация каталоге товаров, база данных ColorMaster содержит только рецептуру, в состав которой входит и перечень используемых миксов.
2. Выполнить синхронизацию каталогов товаров обеих программ.
3. В RASA выполнить перемещение в лабораторию используемых товаров (миксов, расходных материаллов и т.д.).
4. В ColorMaster выполнить установку всех компонентов (см. раздел Установка компонентов).

Подробное описание порядка формирования отчета и его выгрузки во внешний файл приведено в разделе Ведомость по остаткам. Отчет должен быть сформирован без учета тары миксов, то есть содержать только нетто вес миксов.

Добавление нового товара в каталог товаров

При совместной работе двух программ необходимо новый товар создавать в RASA, затем его перегружать в ColorMaster.

Исключением являются миксы, они являются составной частью рецептуры производителя краски. Их создание не предусмотрено в ColorMaster. При появлении в рецептуре нового микса соответствующий товар создается пользователем в RASA, затем выполняется синхронизация этого товара в двух программах.

Товар из RASA в ColorMaster передается автоматически при первом же перемещении этого товара в лабораторию.

Выгрузка документов ColorMaster в RASA

Для ведения управленческого учета в RASA необходимо передавать документы следующих типов:

• Выполненные подборы
• Преобразования единиц измерения, созданные при смене микса на установке
• Акты списания пустой тары, полученные при смене микса на установке
• Акты списания, учитывающие недостачу товаров

При наличии прямого подключения между системами эти операции выполняются пользователем RASA.

Загрузка документов RASA в ColorMaster

Из RASA в ColorMaster необходимо передавать документы следующих типов:

• Приходные накладные, на основании которых товар оприходуется на склад колерной
• Межскладские передачи, на основании которых товар поступает на склад колерной из других складов

Оприходованный в ColorMaster товар с использованием акта оприходования излишек в учетную программу передается только посредством инвентаризации

Подробное описание операций загрузки / выгрузки приведено в разделе Сеансы загрузки / выгрузки

При наличии прямого подключения между системами эти операции выполняются пользователями RASA, участия колориста не требуется.