Инвентаризация

Целью проведения инвентаризации является текущий контроль за сохранностью товарно-материальных запасов, оперативное выявление расхождений в между учетными данными и фактическим наличием запасов на складе, обеспечение достоверности данных учета.

• Порядок проведения
  • Получение учетных данных
  • Приведение данных учета к фактическому количеству
  • Урегулирование расхождений
• Учет НДС
• Бухгалтерский учет

Описание порядка проведения инвентаризации

Типичным порядком инвентаризации можно считать следующий:

• Получение информации по данным учета о номенклатуре товаров, имеющихся на складах;
• Получение информации по данным учета о номенклатуре товаров, имеющихся на складах обособленного подразделения;
• Подсчет реального наличия запасов на складе;
• Корректировка данных учета в соответствии с фактической информацией;
• Принятие к учету выявленных при проведении инвентаризации расхождений между фактическим наличием имущества и данными учета.

Получение информации о номенклатуре товаров, имеющихся на складах

Для получения информации о номенклатуре товарных запасов на складе необходимо:

• Cоздать документ Инвентаризация (ИВР)
  • В документе выбрать Дату инвентаризации и инвентаризируемый склад.
  • В позиции документа добавить товар:
    • Если делается инвентаризация всего склада, то необходимо нажать кнопку "Рассчитать данные бухгалтерского учета". При этом Программа рассчитает остатки товаров по инвентаризируемому складу на дату инвентаризации и добавит все товары с остаком отличным от нуля.
    • Если делается выборочная проверка отдельных наименований, то кнопкой выбрать проверяемые наименования. При добавлении товара в документ Программа рассчитывает его количество по учету во всех единицах измерения.
      Внимание!!! В документ добавляется только товар, количество которого больше нуля. Т.е. если вы добавляете товар, который не числится на инвентаризируемом складе, то товар добавлен не будет.
  • Сохранить документ. Выполнить действия Утвердить и Начать работу. Документ перейдет в состояние В работе.
• Распечатать Инвентаризационную опись:
  • ИНВ-3. Печантая форма, отражающая как информацию о количестве по данным бухгалтрского учета, так и информацию о фактическом количестве. Причем фактическое количество вычислается, добавлением зафиксированных в АСН и АОИ по Инвентаризации отклонений.
  • ИНВ-3(для склада). Особенностью этой печатной формы является то, что для повышения достоверности при подсчете фактического количества запасов на складе в ней не указывается количество по данным бухгалтерского учета (графы 12 и 13).
  • ИНВ-3(для бухгалтерии).

Получение информации о номенклатуре товаров, учитываемых на складах обособленного подразделения

Программа позволяет создавать документы "Инвентаризации" по учету товаров на складах обособленного подразделения как в головном офисе, так и в обособленном подразделении. При переводе документа в состояние "В работе" Программа автоматически реплицирует его в первом случае из головного офиса в обособленное подразделение. а во втором - из обособленного подразделения в головной офис.

Учитывая тот факт, что себестоимости остатков товаров на складах головного офиса и обособленного подразделения различаются между собой, рекомендуется создавать документ "Инвентаризации" в головном офмсе. В таком случае:

• в начале инвентаризации сумма фактических остатков товаров по документу будет равна сумме себестоимостей остатков товаров на складах согласно их учета в головном офисе;
• по результатам инвентаризации в случае недостачи товаров сумма списания товаров будет равна себестоимости товаров согласно их учета в головном офисе;
• по результатам инвентаризации в случае излишек товаров сумма оприходования товаров будет равна себестоимости товаров согласно их учета в головном офисе.

Последующий порядок действий при проведении инвентаризации товаров на складах обособленного подразделения не отличается от порядка проведения инвентаризации на складах головного офиса.

Приведение данных учета к фактическому количеству

После подсчета фактического количества необходимо привести учет в Программе к реальному состоянию склада. Для этого можно воспользоваться одним из следующих способов

• Ввести фактическое количество товаров, воспользовавшись для этого Редактором реальных количеств, который запускается из контекстного меню списка Инвентаризций (пункт меню "Ввести реальные количества").
  
  При вводе фактических количеств Редактор автоматически рассчитывает отклонения, показывает их в колонках "Излишки", либо "Недостачи" и добавляет строки соответсвенно в Акт оприходования излишков (АОИ) либо в Акт списания недостач (АСН) которые при необходимости создаются на основании Инвентаризации.
• Ввести отклонения фактического количества от количества в учете. Для этого необходимо создать Акт списания недостач (АСН) либо Акт оприходования излишков (АОИ), либо оба акта сразу, если есть как излишки так и недостачи и внести в них информацию об отклонениях, т.е. излишки - АОИ, недостачи - в АСН.
  Внимание!!! основанием актов должен быть выбран соданный ранее документ Инвентаризация (ИВР).
• Загрузить реальные количества их внешней системы. Этот способ применим, только если склад принадлежит Внешней системе типа ColorMaster и предназначен для минимизации ручной работы и, соответсвенно, ошибок при ручном вводе информации. При этом предполагается, что в Программе RASA CоlorMaster была выполнена инвентаризация и учетные данные соответствуют фактическим. Загрузка запускается из контекстного меню списка Инвентаризций (пункт меню "Загрузить остатки"). Переза загрукой остатков необходимо убедиться, что по Инвентаризации не созданы акты, если они созданы, то необходимо их удалить.
• Загрузить реальные количества из XML. Этот способ используется, если у Пользователя есть возможность получить данные об остатках товаров на складе в формате обмена данными RASA. Например, из программы ColoMaster в случае, когда нет возможности установить прямую связь между Программой RASA и сервером базы данных Программы ColorMaster. Загрузка информации о фактическом количестве из такого файла запускается из списка Инвентаризаций по Ctrl+Alt+X.

Полученные в результате инвентаризации АОИ и АСН необходимо соответственно Оприходовать и Отгрузить. После это введенные в них данные будут отражены в учете, т.е. будет получен один из неоходимых результатов: количество запасов на складе по учету соответствует фактическому количеству.

Урегулирование расхождений

Следующим шагом является принятие решений по отражению результатов Инвентаризации в управленческом и бухгалтерском учете:

• Излишки запасов приходуются по рыночным ценам с отнесением их на финансовые результаты
• Суммы недостач и порчи запасов списываются с учета по их фактической себестоимости

Урегулирование недостач в Программе выполняется в следующей последостельности:

• Выполнить взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы.
  Для этого в необходимо воспользоваться Редактором пересортицы, который запускается из контекстного меню списка Инвентаризций (пункт меню "Пересортица") и позволяет указать какие надостачи какими излишками закрываются.
  
  В редакторе предусмотрены две страницы "Недостачи" и "Излишки", которые предназанчены, соответсвенно, для подбора излишков в зачет надостач и для подбора недостач в зачет излишков.
  Внимание!!! У излишков и недостач, которые используются для зачета пересортицы должны совпадать единицы измерения. Т.е. редактор пересортицы не позволит использовать 1 кг одного товара для того, что закрыть недостачу 1 шт. другого товара (даже если 1 шт. весит 1 кг, см. Преобразование единиц измерения).
• В том случае, когда при зачете недостач излишками по пересортице стоимость недостающих запасов выше стоимости запасов, оказавшихся в излишке (окончательно проконтролировать результаты инвентаризации можно в Сличительной ведомости ИНВ-19, которая является печатной формой документа Инвентаризация и получается пользователем при нажатии кнопки в списке инвентаризаций), то указанная разница относится на виновных лиц. Если конкретные виновники недостачи не установлены, то разницы рассматриваются как недостача сверх норм убыли и списываются на финансовые результаты.
  Для этих целей в Программе служат документы:
  • Списание ущерба (СУЩ), для отнесения разницы на финансовые результаты.
  • Возмещение ущерба (ВУЩ), для отнесения разницы на виновных лиц.
  Эти документы очень похожи друг на друга. Существенным отличием является то, что СУЩ не порождает чьей-либо задолженности перед Организацией, а ВУЩ относит недостачи на виновное лицо. Можно создать несколько документов ВУЩ по одному Акту списания, распределив тем самым надостачи между различными виновными лицами.
  В этих документах необходимо выбрать Акт списания, который создан по инвентаризации. После выбора акта списания Программа предложит добавить в документ все его строки. При этом будут добавлены только окончательные недостачи (с учетом пересогтицы), которые ешё включены в другие документы ВУШ или СУЩ.

Учет НДС

Если в Акте списания недостач (АСН) по инвентаризации установлен признак "Восстанавливать НДС к уплате", то в Книгу продаж будут включены Входящие счета-фактуры, по списываемым приходам товаров, которые ранее были включены в Книгу покупок, т.е. НДС восстаналивается куплате. Дата восстановления НДС к уплате - дата Акта списания недостач. Сумма восстановления НДС к уплате - принятый к вычету НДС уменьшенный пропорционально отношению принятого и списанного товара.

Бухгалтерский учет результатов инвентаризации

Программа РАСА предлагает два варианта проведения инвентаризации (бухгалтер выбирает любой из них самостоятельно):

1. Документ Инвентаризация проводится ХО-030 "Инвентаризация". При этом акты списания и оприходования не проводятся.
2. Акт списания проводится ХО-025 "Списание ТМЦ на результаты хоз. деятельности", либо ХО-092 "Недостачи и потери от порчи ценностей", Акт оприходования излишков проводится ХО-090 "Оприходование излишков". При этом сам документ Инвентаризация не проводится.