Личные документы

Личные документы сотрудников в Программе представлены в виде списка, который открывается из Главного меню Программы с использованием команды меню <Кадры->Личные документы>.

Окно "Личные документы".

Описание списка личных документов

Отображаемые колонки

Колонка	Описание
Вид документа	Вид документа определяется на основании выбранного типа документа из справочника типов персональных документов
Тип документа	Тип документа выбирается из справочника типов персональных документов
Серия и номер	Серия и номер документа
Номер док-та	Системный номер документа. Программа присваивает системный номер документу только после того, как документ будет переведен в состояние Утвержден, выполнив действие Утвердить. До этого момента документ находится в состоянии Черновик и имеет всегда номер "б/н"
Состояние	Текущее состояние документа
Владелец	Владелец документа - физическое лицо из справочника субъектов
Основной	Признак основного документа, как правило, это паспорт гражданина РФ. В списке личных документов по одному сотруднику могут быть созданы несколько личных документов по разным типам документов (гражданский паспорт, загранпаспорт, диплом об образовании и т.д.) и по одному типу документов, например в связи с заменой паспорта. Пользователь в новом документе должен ставить отметку "Основной документ", а Программа при утверждении нового личного документа автоматически очистит данный признак на прежнем основном документе
Таб.№	Табельный номер. Поле заполняется только по сотрудникам организации на основании сведений из личной карточки (Т2). В списке личных документов могут быть документы физических лиц, которые не являются сотрудниками организации. В этом случае поле не заполняется

Формирование списка личных документов

После открытия окна список личных документов будет сформирован в объеме действующих документов, которые не находятся в состоянии "Архив". При необходимости можно:

ограничить список личных документов с помощью фильтра, подробное описание которого содержится в разделе "Дополнительные функции окна";
расширить список личных документов с помощью фильтра "Документы", установив значение "Все".

Работа с личными документами

Создание нового личного документа

На панели инструментов окна "Личные документы" нажать на кнопку "Создать черновик" (CTRL+N);
По нажатию на кнопку "Создать черновик" Программа создаст черновик документа и откроет его на редактирование в окне "Редактирование документа (ЛДК)", где необходимо полностью заполнить личными данными.

Изменение личного документа

В списке документов найти личный документ, который необходимо изменить и выделить его;
На панели инструментов окна "Личные документы" нажать на кнопку "Изменить";
По нажатию на кнопку "Изменить", если документ находится в состоянии Черновик, то будет открыто окно "Редактирование документа (ЛДК)", где необходимо внести необходимые изменения. Если документ уже не является черновиком или его редактирует другой Пользователь Программы, то будет выдано соотвествующее сообщение Пользователю и будет открыто окно "Просмотр документа (ЛДК)" только для просмотра данных документа.

Просмотр личного документа

В списке документов найти личный документ, который необходимо открыть для просмотра и выделить его;
На панели инструментов окна "Личные документы" нажать на кнопку "Открыть для просмотра" (CTRL+O);
По нажатию на кнопку "Открыть для просмотра" будет открыто окно "Просмотр документа (ЛДК)" для просмотра данных личного документа.

Удаление личного документа

Удаление личных документов из Программы допускается только в состоянии Черновик при условии, что по данному сотруднику не создана личная карточка (Т2). Иначе, удаление личного документа невозможно и Программа выдаст сообщение о том, что он включен в карточку Т2.

В списке документов найти личный документ, который необходимо удалить и выделить его;
На панели инструментов окна "Личные документы" нажать на кнопку "Удалить" (DEL или DELETE);
В окне подтверждения удаления необходимо нажать кнопку "Да".