Все документы в Программе находятся в определенных состояниях (например: "Черновик", "Редактируется", "Утвержден", "В работе", "Архив" и т.д.). Каждое состояние документа определяет доступные для него действия. Все документы после создании в Программе получают состояние "Черновик", которое разрешает редактирование и удаление документа Пользователями. Все другие состояния документов запрещают редактирование атрибутов документа.
У документов в Программе могут меняться состояния. Изменение состояния документа происходит в следствии выполнения определенного действия, которое выбирает Пользователь для конкретного документа (например: "Редактировать", "Утвердить", "Отменить утверждение", "Исполнить" и т.д.). Перед изменением состояния документа в результате заданного действия, Программа проверяет допустимость изменения старого состояния докумена на новое. Если по каким либо причинам запрещено изменение состояния документа, то Программа проинформирует Пользователя об этом, чтобы Пользователь устранил причины, блокирующие изменение состояния документа. Причинами блокировки изменения состояния документа могут быть например:
Все действия, которые выполняются над документами можно условно разделить на две группы: