Субъекты

Справочник содержит сведения о юридических и физических лицах, в которые используются в Программе.

После установки Программы данный справочник будет содержать два субъекта:

Организация эксплуатирующая Программу с названием "Компания";
Пользователь администратор для входа Программу с названием "Admin".

Справочник открывается из Главного меню Программы с использованием команды меню <Справочники->Общие->Субъекты>.

Окно "Субъекты" обеспечивает просмотр, добавление, редактирование и удаление информации о субъектах, а так же различные варианты выгрузки справочника во внешние файлы.

Окно "Субъекты" разделено на две области, в левой области представлен иерархический классификатор субъектов, в правой области представлен список субъектов, включенных в выбранную папку классификатора субъектов.

Классификация субъектов

Справочник субъектов имеет классификатор, предназначенный для удобства работы с субъектами, а именно для структуризации и упорядочивания данных в группах и подгруппах. Классификатор субъектов создается отдельно для каждой организации, эксплуатирующей Программу и имеет иерархическую структуру;
В Программе, в классификаторе субъектов существует виртуальная папка с названием "Системная папка". Системную папку, невозможно удалить или создать в ней подгруппы. Системная папка содержит субъекты без классификации, т.е. не включенные ни в одну группу (подгруппу) классификатора субъектов. Если в Программе две и более организации, эксплуатирующие Программу, то системная папка содержит субъекты без классификации всех организаций, эксплуатирующих Программу;
В группе субъект может находиться как по своему основному местоположению, так и по ссылке. Основное местоположение у субъекта может быть только одним, расположение по ссылке может использоваться многократно. При исключении субъекта из группы не происходит его удаление из базы данных, при удалении субъекта удаляются его ссылки.

Настройка классификатора

Добавление новой папки классификатора

На панели инструментов окна "Субъекты" нажать на кнопку "Создать новую папку классификатора";
По нажатию на кнопку "Создать новую папку классификатора" будет открыто окно "Создание новой папки классификатора субъектов", где необходимо внести название новой папки и определить папку верхнего уровня.

Изменение папки классификатора

В иерархическом списке папок классификатора найти нужную папку и выделить её.
На панели инструментов окна "Субъекты" нажать на кнопку "Изменить папку классификатора";
По нажатию на кнопку "Изменить папку классификатора" будет открыто окно "Редактирование папки классификатора субъектов", где можно изменить название папки или выбрать другую папку верхнего уровня.

Удаление папки классификатора

В иерархическом списке папок классификатора найти нужную папку и выделить её.
На панели инструментов окна "Субъекты" нажать на кнопку "Удалить папку классификатора";
В окне подтверждения удаления необходимо нажать кнопку "Да".

Ведение справочника субъектов

Создание юридического лица

На панели инструментов окна "Субъекты" нажать на кнопку "Создать юридическое лицо" (CTRL+N);
По нажатию на кнопку "Создать юридическое лицо" будет открыто окно "Регистрация нового юридического лица", где необходимо внести необходимые реквизиты юридического лица.

Создание физического лица

На панели инструментов окна "Субъекты" нажать на кнопку "Создать физическое лицо";
По нажатию на кнопку "Создать юридическое лицо" будет открыто окно "Регистрация нового физического лица", где необходимо внести необходимые реквизиты физического лица.

Изменение субъекта

В списке субъектов найти нужный субъект и выделить его;
На панели инструментов окна "Субъекты" нажать на кнопку "Изменить субъекта" (CTRL+O);
По нажатию на кнопку "Изменить субъекта" в зависимости от типа выбранного субъекта будет открыто окно "Редактирование данных юридического лица" или "Редактирование данных физического лица", где можно выполнить необходимые изменения субъекта.

Удаление субъекта

В списке субъектов найти нужный субъект и выделить его;
На панели инструментов окна "Субъекты" нажать на кнопку "Удалить субъект" (DEL или DELETE);
В окне подтверждения удаления необходимо нажать кнопку "Да".

Поиск данных в окне

Поиск субъекта во всем справочнике

На панели инструментов окна "Субъекты" нажать на кнопку "Поиск субъекта в справочнике" (CTRL+F);

По нажатию на кнопку "Поиск субъекта в справочнике" будет открыто окно "Критерии поиска субъектов", где необходимо внести необходимые критерии поиска.

Если по требуемым условиям поиска найден один субъект, то список автоматически спозиционируется на этого субъекта. Если будет найдено более одного субъекта, удовлетворяющего критериям поиска, то будет открыто окно "Результат поиска субъектов" в котором нужно выбрать того субъекта, который требуется. Если не будет найдено ни одного субъекта, то Программа выдаст соотвествующее сообщение.

Поиск данных в окне с помощью фильтра

В окне "Субъекты" реализован поиск субъекта по представленным колонкам в списке: "Наименование", "Краткое наименование", "ИНН". Для выполнения поиска субъекта по какой либо колонке, необходимо выделить ячейку в требуемой колонке и после этого в поле "Фильтр" вписать текст или фрагмент текста для поиска. Все строки, для которых не выполняется условие поиска, будут отфильтрованы. Чтобы вернуть все отфильтрованные строки списка, необходимо очистить поле "Фильтр".

Объединение дубликатов субъектов

Поиск дублированных субъектов

На панели инструментов окна "Субъекты" нажать на кнопку "Поиск дубликатов субъектов";
По нажатию на кнопку "Поиск дубликатов субъектов" будет открыто окно "Поиск дубликатов субъектов", где можно выполнить поиск по выбранным атрибутам дубликаты субъектов и при необходимости выполнить процедуру объединения субъектов.

Объединение субъектов

В списке субъектов найти нужный субъект, который необходимо оставить в Программе и выделить его;
На панели инструментов окна "Субъекты" нажать на кнопку "Объединение субъектов";
По нажатию на кнопку "Объединение субъектов" будет открыто окно "Объединение субъектов", где можно выбрать из справочника субъектов дубликат.

Результат объединения субъектов:

Остается один субъект, который наследует все ранее введенные документы, созданные на другого (впоследствии удаленного) субъекта;
Автоматически включается данный субъект по ссылке в папки классификатора субъектов, из которой впоследствии будет удален другой субъект;
Удаляется другой субъект.

Органичения при объединения субъектов:

Оба субъекта должны быть либо физическими лицами, либо юридическими лицами, т.е. недопустимо объединение физического и юридического лица
Субъект, который по выбору пользователя после объединения дубликатов должен быть удален из справочника субъектов, не должен быть пользователем Программы или организацией, эксплуатирующей Программу
Субъекты должны находиться в папках классификатора субъектов одной организации, эксплуатирующей Программу
Пользователь может выбирать субъекты, включенные в папку классификатора субъектов по ссылке на основной субъект.

Для объединения субъектов, находящихся в папках классификаторов разных организаций, эксплуатирующих Программу, необходимо выполнить следующие действия:

Определить субъекта, который после объединения дубликатов должен остаться в классификаторе организации, эксплуатирующей Программу (далее, первая организация);
Включить субъект из другой организации в любую папку классификатора первой организации (далее, транзитная папка);
Объединить два субъекта, оставив одного из них в в папке классификатора первой организации;
Удалить ссылку на субъект из транзитной папки классификатора первой организации;

Перемещение субъектов между папками классификатора субъектов

На панели инструментов окна "Субъекты" нажать на кнопку "Переместить субъекта(ов) в другую папку";
По нажатию на кнопку "Переместить субъекта(ов) в другую папку" будет открыто окно "Выбор субъектов для перемещения в указанную папку", где необходимо выбрать одного или несколько субъектов из разных папок классификатора субъекта для перемещения;
После определения перечня субъектов, которых требуется переместить в определенную папку программа откроет окно "Выбор классификатора", где необходимо выбрать папку, куда будут перемещены выбранные субъекты.

Репликация субъектов между обособленным подразделением и головным офисом

Этот механизм будет доступен, если в комплекте поставки Программы есть модуль "RASA Exchange" (далее Репликатор). Помимо этого в Программе должны быть настроены обособленные подразделения и связанные с ними внешние системы для репликаций. При выполнении репликации документов во внешнюю систему все субъекты, которые связаны с этими документами тоже автоматически реплицируются, поэтому дополнительно выполнять репликацию субъекта вручную не требуется. Ручная реликация субъекта требуется только в том случае, если субъект не связан ни с одним реплицированным документом, но его требуется передать во внешнюю систему для выполнения каких либо действий.

Репликация

В списке субъектов найти нужный субъект, который требуется реплицировать и выделить его;
На панели инструментов окна "Субъекты" нажать на кнопку "Реплицировать выбранного субъекта";
Если в Программе зарегистрировано только одна внешняя система, то автоматически эта внешняя система будет выбрана как адресат для выполнения репликации, если внешних систем больше одной, то по нажатию на кнопку "Реплицировать выбранного субъекта" будет открыто окно "Выбор внешней системы", где необходимо выбрать одну или несколько внешний систем для репликации субъекта;
После определения адреса, куда необходимо реплицировать субъект, автоматически формируется задание на репликацию для модуля Репликатор, который в свою очередь обеспечивает доставку данных реплицированного субъекта во внешнюю систему. С этого момента субъект становится "Объектом репликации"
После завершения репликации субъекта, дальнейшие его правки будут отслеживаться и автоматически все изменения будут доставляться во внешние системы, куда он был реплицирован. Если субъект будет удален, то он так же будет удален и во всех внешних системах, куда был реплицирован ранее.

Состояние

В списке субъектов найти нужный субъект, состояние которого необходимо определить и выделить его;
Вызвать контекстное меню и выбрать в контексном меню команду "Репликации->Состояние";
Если субъект является "Объектом репликации", то будет открыто окно, в котором будет отражено текущее состояние, в противном случае Программа выдаст сообщение, что субъект не является "Объектом репликации".

Разблокировка

В списке субъектов найти нужный субъект, который необходимо разблокировать и выделить его;
Вызвать контекстное меню и выбрать в контексном меню команду "Репликации->Разблокировать субъект", после выполнения которой:

Если субъект является "Объектом репликации" и не находится в состоянии "Заблокирован", то Программа выдаст сообщение о том, что не требуется разблокировка;
Если субъект является "Объектом репликации" и находится в состоянии "Заблокирован", то Программа сформирует задание Репликатору на разблокировку субъекта и откроет окно отображающее текущее состояние субъекта. Через некоторое время результат запроса будет отображен в окне состояния объекта репликации. В конечном счете субъект или разблокируется или останется в заблокированном состоянии с указанием причины почему невозможно разблокировать субъект.
Если субъект не является "Объектом репликации", то Программа выдаст сообщение, что субъект не является "Объектом репликации".

Исключение из репликаций

Для устранения коллизий при репликации субъектов может возникнуть необходимость исключения субъекта из механизма репликаций. Для этого:

В Главном меню Программы с использованием команды меню <Инструменты->Внешние системы->Объекты репликации> открыть окно "Реплицированные объекты", найти субъект, который необходимо исключить из объектов репликаций, и выделить его;
В панели инструментов окна нажать на кнопку "Удалить запись (DEL или DELETE). Эта команда по умолчанию недоступна всем группам пользователей Программы. Для удаления объектов репликации ответственному пользователю необходимо предоставить права на выполнение данной функции;
В окне подтверждения удаления объекта репликации необходимо нажать кнопку "Да".

Дополнительные функции

Создание ссылки на субъекта

В классификаторе субъектов выбрать нужную папку в которую требуется включить ссылку на субъект;
В области, где отображается список субъектов вызвать контекстное меню и выбрать в контексном меню команду "Включить субъект";
После выбора команды "Включить субъект" будет открыто окно "Включение субъекта в папку", где необходимо выбрать субъект для которого нужно сделать ссылку. Для выбранного субъекта в текущей папке классификатора будет сформирована новая ссылка.

Создание ссылки на субъекта из другой организации, эксплуатирующей Программу

В классификаторе субъектов выбрать нужную папку в которую требуется включить ссылку на субъект из другой организации, эксплуатирующей Программу;
В области, где отображается список субъектов вызвать контекстное меню и выбрать в контексном меню команду "Включить из другой организации";
После выбора команды "Включить из другой организации" будет открыто окно "Включение субъекта из списка субъектов другой организации", где необходимо выбрать субъект для которого нужно сделать ссылку. Для выбранного субъекта в текущей папке классификатора будет сформирована новая ссылка.

Удаление ссылки на субъекта

В списке субъектов найти нужный субъект или его ссылку и выделить его;
Вызвать контекстное меню и выбрать в контексном меню команду "Исключить субъекта";
В окне подтверждения исключения необходимо нажать кнопку "Да".

Изменение типа субъекта

Функция предназначена для изменения типа субъекта, преобразование физического лица в юридическое лицо и наоборот.

В списке субъектов найти нужный субъект и выделить его;
Вызвать контекстное меню и выбрать в контексном меню команду "Изменить тип";
После выбора команды "Изменить тип" в зависимости от типа выбранного субъекта будет открыто окно "Редактирование данных физического лица", если выполняется преобразование юридического лица в физическое лицо для определения дополнительных атрибутов физического лица. Если выполняется преобразование физического лица в юридическое лицо, то будет открыто окно "Редактирование данных юридического лица" для определения дополнительных атрибутов юридического лица.

Изменение уникального идентификатора субъекта

В списке субъектов найти нужный субъект и выделить его;
Вызвать контекстное меню и выбрать в контексном меню команду "Изменить GUID";
После выбора команды "Изменить GUID" будет открыто окно "Редактор уникального идентификатора", где можно изменить уникальный идентификатор субъекта.

Документы субъекта

В списке субъектов найти нужный субъект и выделить его;
На панели инструментов окна "Субъекты" нажать на кнопку "Показать документы";
По нажатию на кнопку "Показать документы" будет открыто окно "Список документов для ....", где можно сфромировать список документов, связанных с выбранным субъектом.

Отчет "Учетная карточка"

В списке субъектов найти нужный субъект и выделить его;
На панели инструментов окна "Субъекты" нажать на кнопку "Подготовить отчет";
По нажатию на кнопку "Подготовить отчет" будет открыто окно "Учетная карточка физического лица", где можно распечатать карточку на принтере.

Получение списка субъектов из иерархического классификатора субъектов

Для того чтобы получить список субъектов, включенных в выбранную в классификаторе субъектов папку, а так же из папок, которые явлюятся подчиненными для выбранной, необходимо включить "плоский режим" нажав на панеле инструментов окна "Субъекты" на кнопку "Включить плоский режим".

Выгрузка списка субъектов во внешний файл

На панели инструментов окна "Субъекты" нажать на кнопку "Выгрузить данные списка в Excel";
Выбрать папку, куда необходимо выгрузить данные;
Ввести название файла и разрешить выгрузку.

Обновление данных справочника

На панели инструментов окна "Субъекты" нажать на кнопку "Обновить данные" (F5);