Учет материалов в ColorMaster реализован с использованием документов. Каждый документ включает строки, содержащие данные по движению товара (товар, единица измерения и количество). В зависимости от типа документа строка может отражать поступление товара (оприходование товара, оприходование излишков) или списание товара (списание товара, подбор). Строки инвентаризации не влияют на движение товаров, они только фиксируют количество товара на указанную дату, и при определении остатков товаров не учитываются. Списание недостач или оприходование излишков, которые выявлено при инвентаризации, выполняется с помощью строк актов списания и актов оприходования, которые создаются автоматически во время создания инвентаризации.
На основании строк документов ColorMaster определяет количество товара на складе. При создании или редактировании документов контроль наличия товаров не производится, и допустимым является случай, когда на складе будут отрицательные остатки товаров (т.е. недостачи). Такой случай произойдет например, если выполнять подборы без оприходования товаров, или списание товаров без его предварительного оприходования.
В ColorMaster учет материалов не является обязательным, работа с рецептурой, и подбор краски может выполняться и без него. Но учет израсходованных в подборах компонентов ColorMaster ведет автоматически, и на основе этой информации предоставляет итоговые данные по их расходованию за указанный период.
Информацию по остаткам компонентов на установке, в том числе и в тех банках, которые открыты, программа без полноценного материального учета не предоставит.
Каждый компонент (микс, разбавитель, лак или отвердитель для него) на установке хранится в той емкости, в которой он был произведен. На банке установлена крышка, для миксов - это дозаторная крышка, с помощью которой содержимое банки перемешивается в течение работы установки. В ColorMaster, в справочнике компонентов, указывается:
Для того, чтобы обеспечить такую возможность необходимо:
При замене компонента на установке необходимо создать два документа:
Если компонент, не являющийся миксом, требуется учитывать в граммах, то необходимо выполнить следующие операции:
Такие компоненты допускается учитывать и в единицах измерения объема, т.е. в литрах. В этом случае их не следует взвешивать на весах, а при использовании указывать то количество, которое было измерено с помощью мерных емкостей. При оприходовании канистры такого компонента указывается общий объем, например 5л.
Указанный способ учета разбавителей, лаков, отвердителей упрощает работу колористов, но не позволяет точно определить остатки компонента. Выбор того или иного способа должен осуществляться исходя из целесообразности. Основным требованием является ведение учета только одним из этих способов, не смешивая один с другим.
При изменении способа учета компонентов необходимо полностью израсходовать компонент, учтенный прежним способом, оприходовать новым способом, и только затем начитать учет использования компонента по-новому.
Во время подбора краски используются как миксы, так и другие компоненты. К таким компонентам относятся разбавители, готовая краска и т.п.. Миксы в базу данных записываются во время обновления соответствующей рецептуры, компоненты должны создаваться пользователем самостоятельно. Учет такого компонента надо выполнять в граммах если планируется его добавление в краску таким же образом, как и миксов. Если добавление компонента в краску не будет производиться, то единицами измерения могут быть и литры.
Для того, чтобы компонент можно было добавлять в подборах вместе с миксами, необходимо: