Смена компонента на миксовой установке

Для учета компонентов, которые хранятся на лаборатории во вскрытой таре (миксы на установке, разбавитель для выполнения тестов, и т.д.), необходимо корректное оприходование и списание тары, в которой эти материалы содержатся.

Вес любой емкости, в которой содержится материал, включает:

1. Вес пустой емкости (банки, канистры)
2. Вес самого компонента (микса, разбавителя, и т.д.).
3. Вес крышки, в частности дозаторной.

Вес пустой емкости и вес дозаторной крышки учитываются в справочнике компонентов, это позволяет в любой момент времени определить вес самого компонента в банке.

Когда все содержимое банки с компонентом израсходовано, на миксовую установку вместо неё установливается полная.

Для корректного учета необходимо вначале с полной банки снять транспортную крышку, взвесить полную банку с краской (открытую банку с краской безо всяких крышек), затем переставить дозаторную крышку на полную банку, а затем взвесить пустую банку микса (также безо всяких крышек).

Такой порядок позволит избежать накопление погрешности веса из-за различий веса пустых банок, различий веса остатков краски на стенках израсходованных банок.

Смена компонента в ColorMaster отражается двумя документами:

• Актом списания веса пустой банки с остатками краски на внутренней поверхности.
• Актом оприходования новой банки (если учет полных банок ведется только в единицах веса) или преобразованием единиц измерения (если учет ведется в единицах измерения, отличных от веса, таких как штуки или литры).

Для упрощения операции смены банки, исключения ошибок пользователей в ColorMaster предназначено специальное диалоговое окно "Смена компонента на миксовой установке".

С его помощью пользователь может быстро и безошибочно выполнить все указанные выше операции. После нажатия на кнопку "ОК" ColorMaster автоматически создаст все необходимые документы. Предусмотрена возможность выполнения более сложных операций, включающих передачу товаров между складами с преобразованием единиц измерения для случаев, когда учет полных банок ведется на другом складе и в других единицах измерения (например, банки или литры).

Если программа ColorMaster используется совместно с учетной программой, то все необходимые документы будут экспортированы для последующей загрузки в учетную программу. Порядок выгрузки документов в учетную программу приведен в разделе Обмен данными с учетной программой

Смена компонента без передачи товаров между складами

• Выбрать компонент, который требуется сменить на установке.
• Указать дату выполнения операции.
• В качестве склада списания и оприходования необходимо выбрать один и тот же склад - склад колерной.
• Поле "Единица измерения" для склада списания оставить не заполненным.
• Поле "Количество" для склада списания оставить не заполненным.
• Снять с новой (полной) банки крышку и взвесить новую банку без крышки.

Для начала взвешивания необходимо нажать кнопку, расположенную в поле "Вес полной банки".

• Снять с пустой банки дозаторную крышку и взвесить пустую банку без дозаторной крышки.

Для начала взвешивания необходимо нажать кнопку, расположенную в поле "Вес пустой банки".

• Нажать на кнопку "ОК".

ColorMaster создаст два документа - акт списания пустой банки и акт оприходования полной банки.

Вес полной и пустой банок вводится в граммах, при невозможности взвесить эти банки с помощью ColorMaster вес может быть внесен в эти поля с клавиатуры компьютера.

Смена компонента с передачей товаров между складами

Если в колерной существует запас краски, и его хранение организовано в отдельном помещении (кладовой), то смена компонента на установке должна включать дополнительные операции по списанию товара из кладовой.
Для смены компонента со списанием товара с кладовой необходимо выполнить:

• Выбрать компонент, который требуется сменить на установке.
• Указать дату выполнения операции.
• В качестве склада списания выбрать кладовую колерной.
• В качестве склада оприходования выбрать склад колерной.
• В поле "Единица измерения" для склада списания указать ту единицу измерения, которая принята для учета компонента в кладовой (как правило, это литр, или банка).
• В поле "Количество" для склада списания указать количество в тех единицах измерения, в которых учтен товар в кладовой (например, 1 литр или 3,5 литра, или 1 банка).
• Снять с новой (полной) банки крышку и взвесить банку.

Для начала взвешивания необходимо нажать кнопку, расположенную в поле "Вес полной банки".

• Снять с пустой банки дозаторную крышку и взвесить пустую банку без дозаторной крышки.

Для начала взвешивания необходимо нажать кнопку, расположенную в поле "Вес пустой банки".

Созданный документ по передаче товара с кладовой на склад колерной может быть экспортирован для загрузки в учетную программу.

• Нажать на кнопку "ОК".
ColorMaster создаст два документа:
• Преобразование единиц измерения.

Складом списания товара будет кладовая, складом оприходования - колерная. Со склада списания будет списан товар в указанном количестве и единице измерения, на склад оприходования принят товар, вес которого равен весу полной банки со снятой крышкой.

• Акт списания пустой банки

Складом списания товара будет колерная, откуда будет списан товар, вес которого равен весу пустой банки без крышки.

Количество полученного в результате преобразования единиц измерения товара будет равно весу полной банки минус вес пустой банки, указанный в справочнике миксов.

Если при смене компонента будет обнаружено, что его количество в результате списания будет отрицательным числом, то будет выдано соответствующее предупреждение. При необходимости смена компонента может быть отменена, после проведения анализа причин возникновения отрицательного остатка операция может быть выполнена повторно.

Если количество списываемого товара задано в литрах, то выполняется дополнительная проверка соответствия указанного объема весу краски в полной банке. Вес краски в полной банке сравнивается с весом, полученным пересчетом объема в вес с использованием плотности компонента. Если различия превышают 20%, то ColorMaster выдаст сообщение об ошибке.

Вес компонента в полной банке определеяется как разница веса полной банки и веса банки.

Смена микса без преобразования единиц измерения

Количество списываемого товара можно не указывать в случаях, когда не требуется вести учет миксов, содержащихся в полных, еще закрытых банках.

Если поле "Количество" в группе "Склад списания" оставить не заполненным, то ColorMaster не будет создавать документ "Преобразование единиц измерения", вместо него будет создан документ "Приемка товара", в котором будет отражен вес полной банки.

Списание остатков прежнего компонента

При взвешивании пустой банки (или другой емкости) ColorMaster самостоятельно определяет вес тары исходя из:

• Веса тары, указанного в справочнике товаров.
• Остатка тары, автоматически рассчитанного в момент смены компонента.

Если остаток по таре превышает вес, указанный в справочнике, то необходимо самостоятельно исправить эту ошибку. Для этого необходимо провести инвентаризацию по этому товару или создать документы списания (оприходования) и в них указать такие значения, которые бы привели учет в соответствие с реальными данными.

В остальных случаях строка акта списания будет сформирована таким образом, что после смены микса прежняя пустая тара будет полностью списана.

То есть, если остаток тары этого компонента будет меньше веса пустой банки и дозаторной крышки, то в строке списания будет указано значение для тары, равное остатку тары. Если остаток будет корректным и равняться весу пустой банки и дозаторной крышки, то спишется вес пустой банки.

Смена компонента при ошибках учета

• Вес пустой банки оказался меньшим, чем указано в справочнике

Будет выдано сообшение вида: Вес тары компонента больше чем вес списываемой пустой банки с остатками краски. Будет списан только вес тары компонента. Продолжить?

Для исправления ситуации необходимо выполнить:

• Убедиться в том, что была взвешена именно та пустая банка, в случае ошибки - выполнить повторное ее взвешивание.
• Продолжить смену компонента.

Программа спишет вес, равный остатку по таре. В оприходывании новой банки всегда указывается вес тары, указанный в справочнике.

• Если всё-же вес пустой банки оказался меньше указанного в справочнике, то необходимо исправить информацию справочника.

Такое расхождение может встречаться только для одной из банок, поэтому прежде, чем исправлять вес тары в справочнике, следует убедится, что это все другие банки имеют такой же вес.

• Фактические остатки оказались большими, чем остатки по учету.

Программа выдаст следующие сообщения:

• Вес пустой банки с остатками компонента указан 180 (г) по учету должно быть 125 (г). Разница в весе не будет списана. Продолжить смену микса?

Предупреждает о том, что образовалась ошибка учета, вероятной ее причиной является пересортица товара. Необходимо продолжить смену компонента, устранение ошибок учета следует выполнить при инвентаризации миксовой установки.

• После списания 1л компонента со склада 'Лаборатория' остаток компонента на складе будет меньше нуля (остаток перед списанием: 0, списывается 1). Продолжить?

Предупреждает о том, что образовалась ошибка учёта миска на том складе, на котором он хранится до его использования взамен израсходованной банки. Для исправления ситуации необходимо:

• Завершить смену компонента.
• Проконтролировать остатки и движение товара.
• Устранить ошибки учета оприходовав недостающее количество товара.

Оприходование товара выполняется путем создания нового документа "Оприходование товаров"